Ansøgninger og blanketter

• Vælg den blanket, der dækker den type dispensation, som du har brug for
• Udfyld blanketten efter anvisningen
• Redegør for, hvilke omstændigheder du mener berettiger dig til at opnå dispensationen (usædvanlige forhold).
• Vedlæg dokumentation. Hvis du har mange bilag, kan du med fordel samle bilagene i én lang pdf-fil.

Når du udfylder blanketten, skal du begrunde tydeligt og præcist, hvorfor du mener, der er grund til at give dig dispensation fra en eller flere gældende regler. Du skal sørge for, at det er let at forstå din situation, og at det er tydeligt, hvordan dine studier er blevet påvirket af "usædvanlige forhold", se eksempler på "usædvanlige forhold".

Du skal huske at forklare, hvordan de usædvanlige forhold har haft en afgørende betydning, således du har været nødsaget til at søge om dispensation hos studienævnet. Der skal være en årsagssammenhæng, hvilket vil sige at de usædvanlige forhold skal have et omfang og en tidsmæssig placering, der har forhindret dig i at følge en given regel. 

En god redegørelse opfylder tre krav

1. Den beskriver et eller flere forhold, som er usædvanlige i den betydning, at det er noget, som ikke forekommer rutinemæssigt.
2. Den beskriver, hvordan det usædvanlige forhold ligger uden for din kontrol. Det må altså ikke være noget, som du kunne have undgået ved almindelig omtanke, som du burde have kunnet forudse, eller som på anden måde er ”din egen skyld”.
3. Endelig beskriver den, hvordan det usædvanlige forhold har været af afgørende betydning for din mulighed for at overholde den eller de regler, du søger dispensation fra.

I forbindelse med en ansøgning om dispensation vil der altid være tale om et konkret, individuelt skøn i din specifikke sag. Din opgave er derfor at beskrive de usædvanlige forhold på en måde, så du giver studienævnet det bedst mulige grundlag for at vurdere din sag.

Dokumentation

Du skal kunne dokumentere de usædvanlige forhold, for eksempel gennem en lægeerklæring, hvis din begrundelse er sygdom. 

Studieplan

I flere tilfælde er det en god idé at medsende en studieplan over dit fremtidige studieforløb, når du søger om dispensation, for eksempel hvis du søger om yderligere prøveforsøg eller dispensation fra den maksimale indskrivningstid.

En studieplan en beskrivelse af, hvornår du planlægger at tage de resterende kurser på din uddannelse.

Usædvanlige forhold er forhold, som:

• ikke forekommer rutinemæssigt.
• ligger uden for din egen kontrol – det skal altså være noget, som du hverken kunne have undgået ved almindelig omtanke, kunne have forudset, eller som på anden måde er ”din egen skyld”.
• er eller har været af afgørende betydning for din mulighed for at overholde den eller de regler, du søger dispensation fra.

Eksempler på usædvanlige forhold

• Dokumenteret sygdom
• Dokumenteret sygdom hos din nærmeste familie
• Barsel
• Dødsfald i din nærmeste familie
• Funktionsnedsættelse – eksempelvis dysleksi
• Borgerligt ombud som domsmand eller nævning vil også kunne være omfattet af begrebet
• Andre forhold som vedrører dig som studerende, og som du oftest vil være uden skyld i

Eksempler på forhold, der ikke betragtes som usædvanlige

• Du har planlagt ferie den dag, hvor du skal til eksamen
• Dine arbejdstider forhindrer dig i at følge de kurser, som studieordningen foreskriver
• Toget/bussen/færgen er forsinket den dag, du skal til eksamen

Studienævnet har brug for dokumentation, der understøtter din begrundelse i ansøgningen. Hvis du begrunder de usædvanlige forhold med sygdom, skal du vedlægge en gyldig lægeerklæring eller anden lægelig dokumentation. Det er op til Studienævnet at vurdere, om dokumentationen er tilstrækkelig og giver grundlag for at tildele dispensation.

Du skal være opmærksom på, at din lægeerklæring skal indeholde en egentlig lægefaglig vurdering, og at der skal være årsagsmæssig og tidsmæssig sammenhæng mellem sygdomsperioden og det konkrete forhold, du søger om dispensation fra. Er der tale om en længerevarende eller kronisk tilstand, skal lægeerklæringen også indeholde informationer om, hvordan tilstanden har haft specifik betydning for det konkrete forhold, du søger om dispensation fra. Sådanne informationer er påkrævede for, at studienævnet kan træffe beslutning på fuldt oplyst grundlag.

Der kan være visse former for dispensationsansøgninger, som kræver at du vedlægger en studieplan – se vejledningen i blanketten.

Eksempler på dokumentation:

• Lægeerklæring/udredning 
• Skilsmisseerklæring
• Fødselsattest 
• Vandrejournal 

Formelle krav til lægeerklæringen

En lægeerklæring bør som minimum indeholde følgende oplysninger: 

• Dit navn, personnummer og adresse 
• Lægens navn og virksomhedsadresse 
• Oplysning om, hvilke oplysninger i erklæringen der beror på lægens egen undersøgelse af dig, og hvilke oplysninger der stammer fra henholdsvis dig selv, tredjemand eller patientjournaler m.v. 
• Oplysning om, hvem der er din egen læge 
• Lægen skal anføre sin vurdering af dig og medtage de forhold i erklæringen, som lægen finder relevant for at kunne opfylde formålet med erklæringen 
• Tidsmæssig og årsagsmæssig sammenhæng mellem det usædvanlige forhold og dét, du søger om dispensation fra, skal tydeligt fremgå af lægeerklæringen. Dvs. datoer for eksempelvis sygdomsperiode skal fremgå tydeligt. 
• Hvis lægeerklæringen er skrevet efter datoen for aktiviteten (for eksempel en eksamen eller afleveringsfrist), du søger om dispensation fra, så skal det tydeligt fremgå, at lægen er kontaktet senest på dagen for aktiviteten. 

Det er studienævnet, der træffer en afgørelse i din sag på baggrund af din ansøgning og dokumentation. Når studienævnet har truffet en afgørelse, får du svar via din SDU-mail.

Se studienævnets vejledning til dispensationsansøgninger