Skip to main content

Ansøgninger og blanketter

Dispensation

På denne side finder du information om, hvordan man sender en ansøgning til studienævnet, og hvad denne skal indeholde.

Alle ansøgninger skal ansøges via SPOC og svaret sendes til din studentermail. Vores mål er at sende afgørelser ud indenfor 14 dage efter mødet.

Ansøgninger  inkl. bilag  skal være studienævnet i hænde senest 14 dage før et studienævnsmøde. Der gælder særlige deadlines for ansøgninger om særlige prøvevilkår - se punkt nedenfor herom.

En dispensation er en tilladelse til at blive fritaget fra de regler, der gælder for din uddannelse. Du kan eksempelvis søge om dispensation til yderligere prøveforsøg, til at få længere tid til en prøve eller til at få udsat fristen for at bestå Førsteårsprøven på bacheloruddannelsen.

Hvis der er forhold, der gør, at du ikke har mulighed for at leve op til de regler, der gælder for din uddannelse, kan du søge om dispensation. Der skal foreligge usædvanlige forhold for, at du kan få dispensation. Bemærk særlige vilkår for eliteidrætsudøvere, DUF-formænd og entreprenører.

  • Vælg den blanket, som dækker den type dispensation, som du har brug for.
  • Udfyld blanketten ud fra vejledningen.
  • Redegør for hvilke omstændigheder, du mener, berettiger dig til at opnå dispensation, dvs. hvilke usædvanlige forhold er gældende for dig.
  • Vedlæg dokumentation eller skriv, at du eftersender den, hvis du ikke har mulighed for at fremskaffe den til ansøgningstidspunktet.

Bemærk: Hvis du vil søge dispensation for flere regler, skal du udfylde flere blanketter. Det vil sige, at hvis du både vil søge om yderligere prøveforsøg og udsættelse af tidsfristen for Førsteårsprøven, skal du udfylde to blanketter.

Når du søger om dispensation, skal du begrunde, hvorfor du mener, der er grund til at give dig dispensation fra de gældende regler. Det betyder, at du i mange tilfælde skal redegøre for, hvilke ’usædvanlige forhold’ der gør sig gældende, og de skal dokumenteres, som oftest med en lægeerklæring.

 

Forhold betragtes som 'usædvanlige', hvis de ikke forekommer rutinemæssigt, og hvis man som studerende ikke selv kan have været/er herre over forholdet, eller har kunnet forudse det og derfor planlægge sig ud af. De usædvanlige forhold skal have haft afgørende betydning for, at det er nødvendigt at søge dispensation. Det vil sige, at der skal være direkte årsagssammenhæng mellem forholdet og det, der søges om. Det betyder bl.a. at forholdet skal have en tidsmæssig placering, så det har forhindret dig i at følge reglen. De usædvanlige forhold skal være beskrevet og dokumenteret. Usædvanlige forhold kan være egen sygdom, alvorlig sygdom eller dødsfald i nærmeste familie på tidspunktet for prøven. Alle forhold skal være dokumenterede.

 

Udlandsophold og alle former for arbejde eller problemer med transport betragtes ikke som usædvanlige forhold.

I forbindelse med en dispensationsansøgning vil der altid være tale om et konkret skøn i den specifikke sag.

Din opgave er derfor at beskrive de usædvanlige forhold på en måde, så du giver studienævnet det bedst mulige grundlag for at vurdere din sag.
Du skal kunne dokumentere de usædvanlige forhold, f.eks. ved en vurdering fra din læge af årsagssammenhængen mellem sygdommen, og det der søges dispensation fra.

Det kan ofte  være en god idé at medsende en studieplan over dit fremtidige studieforløb, når du søger om dispensation, f.eks. hvis du søger om udsættelse af tidsfristen for Førsteårsprøven. En studieplan er et notat, der beskriver, hvornår du planlægger at tage de resterende fag på din uddannelse. Du kan få hjælp til at lave en studieplan hos den faglige vejleder for din uddannelse. Bemærk, at det ved ansøgninger til Studienævn for HA er påkrævet, at medsende en studieplan.

 

Når de usædvanlige forhold, der søges med baggrund i, skyldes sygdom (fx en psykisk eller fysisk diagnose), skal du bruge en lægeerklæring eller anden relevant lægelig dokumentation. Dokumentationen skal vedlægges din ansøgning til studienævnet.
Lægeerklæringens udformning og indhold har betydning for, om den kan bruges som dokumentation for den eller de funktionsnedsættelser, du oplever. Det er med andre ord ikke nok, at der står i lægeerklæringen, at du er depressiv, eller at du har muskelsvind. Lægeerklæringen bør også kort beskrive, hvad diagnosen konkret betyder for dig i forhold til dit studie. 
Den lægelige dokumentation bør indeholde:

  • Dit navn og cpr-nummer
  • En beskrivelse af, at du har været syg med en eventuel beskrivelse af diagnosen/funktionsnedsættelsen 
  • En kort beskrivelse af eventuelle behandlingsforløb
  • Bekræftelse på at du er blevet tilset af lægen og at denne har konstateret sygdom. Det er vigtigt, at lægen her dokumenterer at du har været syg på dagen og ikke blot informerer om, at dette er blevet lægen oplyst.
  • Tidsmæssig sammenhæng mellem sygdomsperiode og det konkrete forhold, du søger om dispensation fra. Det er her vigtigt, at lægen oplyser, at du på grund af sygdom ikke har kunnet deltage i studieaktiviteter eller eksamener.
  • En beskrivelse af sygdommens konsekvenser for dig og en beskrivelse af, hvad den betyder for dine muligheder for at gennemføre din uddannelse, såfremt sygdommen er af længere varighed. Herunder en vurdering af din aktuelle arbejdskapacitet (er der tale om en fuld sygemelding, eller kan du studere på fx 20% eller halvtid).
  • Søger du om udsættelse af  afleveringsfristen af dit fx bachelorprojekt eller kandidatspeciale, bør dokumentationen indeholde informationer til en alternativ dato eller en vurdering af, hvornår du forventes at være tilbage på fuld arbejdskapacitet.
 
Lægeerklæringen skal ikke stiles til et bestemt studienævn/kontor, men må gerne være af en sådan karakter, at den kan bruges i flere studierelevante sammenhænge, fx både til at søge om dispensation i studienævnet, i forbindelse med sygemelding ved prøver o.a. Vi gør opmærksom på, at universitetet ikke dækker udgifterne til dokumentationen.

Vedr. SDU-regler for tilmelding til fag og prøver, studieaktivitet, tidsgrænser for seneste gennemførsel af bachelor og kandidatuddannelserne m.m. se denne side.

 

Hvis du har brug for hjælp i forbindelse med din ansøgning, kan du henvende dig ved din faglig vejleder, der kan hjælpe dig med at skabe et overblik over din situation.

Har du et spørgsmål til en kommende ansøgning, har du også mulighed for at stille dit spørgsmål til studienævnssekretariatet ved at ringe til dem på +45 6550 2291 (Mandag – Fredag kl. 10:00-14:00) eller i SPOC. Klik ind på ’Studienævn’. 


Hvilken blanket er den rette?

Her kan du læse mere om de forskellige typer af dispensationer, så du kan vælge den rigtige blanket. Du kan også se hvilke oplysninger, du vil blive bedt om, når du udfylder blanketten.

Dispensation kræver usædvanlige forhold

Som udgangspunkt kan du søge dispensation, hvis du har et eller flere usædvanlige forhold der gør, at du ikke har mulighed for at leve op til de regler, der gælder for dig. Usædvanlige forhold kan karakteriseres som forhold, du ikke selv er herre over eller skyld i. 

Eksempler på usædvanlige forhold:

 

  • Du er (eller har været) syg
  • Personer i din nærmeste familie er syge eller der er sket et dødsfald i din nærmeste familie
  • Du har en funktionsnedsættelse (herunder også dysleksi)

Desuden karakteriseres følgende forhold også som usædvanlige:

 

  • Du skal være far eller mor og skal på barsel
  • Borgerligt ombud som domsmand eller nævning
  • Du skal aftjene værnepligt

Eksempler på forhold, der normalt ikke betragtes som usædvanlige:

 

  • Ferie
  • Arbejde
  • Økonomiske vanskeligheder
  • Svær boligsituation
  • Toget er forsinket den dag, du skal til eksamen

Faglige forhold kan også give dispensation

Du kan også stå i en situation, hvor det er faglige forhold der gør, at du har brug for at søge dispensation. Det kan fx være, at du har to eksamener på samme tid og derfor har brug for at få den ene flyttet.

Når du søger dispensation, skal du begrunde, hvorfor du mener, der er grund til at give dig dispensation fra de almindelige regler.

Når du søger pga. faglige forhold
Hvis din ansøgning henviser til faglige forhold, skal du redegøre grundigt for disse forhold.

Når du søger pga. usædvanlige forhold 
Hvis din ansøgning henviser til et eller flere usædvanlige forhold - se pkt. 1, skal du redegøre for det/de usædvanlige forhold og dokumentere det/dem, fx via en lægeerklæring - se pkt. 3.

Indhold i en god redegørelse – usædvanlige forhold:

 

  1. Beskriver ét eller flere usædvanlige forhold. Dvs. forhold, som du ikke selv er herre over eller skyld i.
  2. Beskriver, hvordan det usædvanlige forhold ligger uden for din kontrol. Det usædvanlige forhold må ikke være noget, du kunne have undgået ved almindelig omtanke.
  3. Beskriver, hvordan det usædvanlige forhold har været af afgørende betydning for din mulighed for at overholde den eller de regler, du søger dispensation fra.

Din opgave er at beskrive de usædvanlige forhold på en måde, så du giver studienævnet det bedst mulige grundlag for at vurdere din sag.

Dokumentation
Du skal som udgangspunkt kunne dokumentere de usædvanlige forhold, fx via en udtalelse fra din læge. Se tjekliste til, hvad du bør have med i din lægeerklæring under pkt. 3 .

Overvej at medsende en studieplan
Hvis du søger om dispensation fra studieaktivitetskravet, skal du vedlægge en studieplan. En studieplan er en plan der beskriver, hvornår du planlægger at tage de resterende fag/kurser på din uddannelse. Der kan også være andre tilfælde, hvor det er en god idé at medsende en studieplan.

Lægeerklæringens indhold har betydning for, hvordan studienævnet vurderer din ansøgning. Nedenstående tjekliste beskriver hvilke informationer, studienævnet vægter i sin behandling, dvs. informationer, som er gode at få beskrevet i din lægeerklæring.

  1. Det skal tydeligt fremgå af lægeerklæringen, at du har været syg.
    Det bør fremgå, at lægen har vurderet, at du er eller har været syg, har eller har haft en sygdom, er eller har været sygemeldt.
    Det er ikke et krav, at det beskrives, hvilken sygdom, der er tale om. Det er ligeledes ikke nødvendigt at medsende lægejournaler m.m. for at dokumentere lægeerklæringens indhold.

  2. Det skal fremgå af lægeerklæringen, hvordan din sygdom har relevans for din dispensationsansøgning.
    Det gøres ved, at lægen oplyser, at du på grund af din sygdom ikke har kunnet/kan deltage i studieaktiviteter, har nedsat koncentrationsevne eller lign.  

  3. Det skal fremgå af lægeerklæringen i hvilken periode du har været eller er syg.
    Der skal oplyses, om sygdommen forventes at være tidsbegrænset eller permanent. Hvis der er tale om en tidsbegrænset sygdom skal det fremgå, fra hvilken dato til hvilken dato, du forventes at være syg. Det bør så vidt muligt fremgå, om sygdommen har bevirket, at du har været fuldtids- eller deltidssygemeldt.

  4. Du bør, også ved pludseligt opstået sygdom, opsøge din læge under sygdommen.
    Uanset om du bliver langvarig eller akut syg under dit studie, er det en god idé, at du opsøger læge og får dokumentation på dit sygdomsforløb og hvordan det har påvirket din evne til at studere. På den måde kan du, hvis du enten nu – eller senere i dit studie - kommer i klemme med reglerne om fx studieaktivitet og tidsgrænser, dokumentere årsagen i en evt. dispensationsansøgning.

Du søger dispensation hos studienævnet via SPOC. Du skal søge senest 14 dage før det møde, hvor du gerne vil have din ansøgning behandlet.

Se hvornår dit studienævn mødes næste gang.

Hvis du søger om flere ting
Hvis du skal søge om flere ting, skal du udfylde flere blanketter. Søger du fx både om et ekstra eksamensforsøg og udsættelse af tidsgrænsen, skal du sende to blanketter.

Dokumentation
Husk at vedhæfte dokumentation i din ansøgning. Har du ikke dokumenterne på ansøgningstidspunktet, er det en god idé at skrive, at du eftersender dem. Hvis du har mange dokumenter/bilag, kan du med fordel samle dem i én fil.

Studienævnet afgør din ansøgning
Studienævnet vurderer, om de kan give dig dispensation. Når studienævnet har behandlet din ansøgning, får du svar på din studentermail senest 14 dage efter mødet er afholdt.


 

 
Har du spørgsmål til ansøgninger og blanketter?

Kontakt os på SPOC

Sidst opdateret: 08.11.2022