Studerende samarbejder ofte med virksomheder i forbindelse med deres afgangsprojekt, bacheloropgave eller specialeprojekt. Hvis virksomheden ønsker det, kan der være behov for en fortrolighedsaftale.
Alle ansatte på SDU har tavshedspligt, hvorfor det som udgangspunkt ikke er nødvendigt med en fortrolighedsaftale
Som følge af forvaltningsloven har alle ansatte på SDU tavshedspligt, hvorfor det i de fleste tilfælde ikke er nødvendigt med en fortrolighedsaftale.
1. Oplys derfor overfor virksomheden, at SDU-vejlederen, evt. censor og øvrige personer på SDU (sekretærer og øvrige administrative medarbejdere) er underlagt tavshedspligt i henhold til forvaltningsloven § 27. Derfor er det som udgangspunkt ikke nødvendigt med en fortrolighedsaftale, hvis ikke virksomheden efterspørger det. Undersøg med virksomheden om dette er nok for din opgave.
2. Er det nok, skal du i forbindelse med aflevering af din opgave, tage stilling til om din opgave må udlånes. Du skal ved aflevering af opgaven via Digital Eksamen markere, hvis din opgave ikke må udlånes.
Benyt SDU standardfortrolighedsaftale, hvis virksomheder ikke mener tavshedspligt er nok
I de tilfælde hvor virksomheden ikke mener, at tavshedspligten er nok og efterspørger en fortrolighedsaftale, benyttes en SDU standardfortrolighedsaftale.
Denne er udarbejdet i fire versioner: på dansk til én studerende og gruppe med to studerende. På engelsk til én studerende og en gruppe med to studerende
Hvis I er to studerende, skal I sammen udfylde standardfortrolighedsaftalen. Kun én af jer skal indsende aftalen jf. nedenstående procedurebeskrivelse.
Hvis I er flere end to studerende, skal hvert medlem i gruppen udfylde en standardfortrolighedsaftale og følge nedenstående procedurebeskrivelse.
Proceduren er følgende, når standardfortrolighedsaftalen benyttes:
1. Den studerende sender skabelonen til virksomheden. Inden du sender skabelonen, skal du udfylde de steder markeret med gult i skabelonen. Det er vigtigt, at du i punkt 2.3 angiver fagkoden og fagtitlen for det fag, som projektet udspringer af. Du skal efterfølgende sørge for at slette den gule markering, så aftalen ikke indeholder markeringer, når den sendes til virksomheden.
2. Hvis virksomheden kan godkende denne, underskriver den studerende og indhenter virksomhedens underskrift.
3. Herefter uploades aftalen til SDU RIO, Legal Services, på følgende link: contracts.sdu.dk (benyt SDU SSO-login).
4. SDU RIO, Legal Services gennemser og godkender aftalen og indhenter institutlederens underskrift.
Den studerende modtager aftalen retur fra en medarbejder i SDU RIO, Legal Services, når den er fuldt underskrevet og du skal først bruge aftalen igen, når du skal aflevere din opgave via Digital Eksamen.
Særligt vedr. evt. ændringer i standardfortrolighedsaftalen
Bemærk, at hvis der ændres i standardfortrolighedsaftalen skal aftalen godkendes af SDU RIO, Legal Services. Dette vil medføre, at processen omkring indgåelsen af aftalen tager væsentlig længere tid. Derfor opfordrer vi så vidt muligt til at benytte standardfortrolighedsaftalen uden ændringer.
Undtagelsesvist kan virksomhedsspecifikke fortrolighedsaftaler godkendes
Der kan udarbejdes en virksomhedsspecifik aftale om fortrolighed (fortrolighedsaftale) mellem virksomheden, SDU og den studerende til opfyldelse af eksamensbekendtgørelsens krav om aftale, hvis virksomheden stiller krav om dette.
SDU’s standardfortrolighedsaftale skal som udgangspunkt benyttes, men i nogle tilfælde kan SDU RIO tillade at benytte en virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale.
Det er den studerendes ansvar at sikre, at fortrolighedsaftalen indgås og underskrives i god tid inden afleveringsfristen af en opgave, hvilket typisk vil være når semesteret starter.
Virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale
Hvis en virksomhed stiller krav om, at den studerende eller vejleder skal skrive under på en virksomhedsspecifik fortrolighedsaftale, skal aftalen godkendes af SDU RIO, Legal Services på vegne af SDU.
Der er følgende procedure ved virksomhedsspecifikke fortrolighedsaftaler:
1. Den studerende skal uploade virksomhedens skabelon på contracts.sdu.dk. Når sagen er blevet tildelt en jurist i SDU RIO, Legal Services, vil den pågældende enten godkende aftalen med det samme eller efterspørge en kontaktperson i virksomhedens juridiske afdeling.
2. SDU RIO, Legal Services, vil forhandle en kontrakt på plads som begge parter kan godkende og den studerende vil herefter få besked fra juristen hos SDU RIO, Legal Services, om at kunne udfylde aftalen, underskrive den og indhente virksomhedens underskrift og sende det tilbage til SDU RIO, Legal Services.
3. SDU RIO, Legal Services, vil indhente underskrift fra SDU vejlederens institutleder og herefter sende aftalen fuldt underskrevet til den studerende.
4. Den studerende skal til sidst gøre SDU vejlederen opmærksom på, at der benyttes en anden aftale end standardfortrolighedsaftalen.