Studerende samarbejder ofte med virksomheder i forbindelse med deres afgangsprojekt, bacheloropgave eller specialeprojekt. Hvis virksomheden ønsker det, kan der være behov for en fortrolighedsaftale.
Alle ansatte på SDU har tavshedspligt, hvorfor det som udgangspunkt ikke er nødvendigt med en fortrolighedsaftale
Som følge af forvaltningsloven har alle ansatte på SDU tavshedspligt, hvorfor det i de fleste tilfælde ikke er nødvendigt med en fortrolighedsaftale.
1. Oplys derfor overfor virksomheden, at SDU-vejlederen, evt. censor og øvrige personer på SDU (sekretærer og øvrige administrative medarbejdere) er underlagt tavshedspligt i henhold til forvaltningsloven § 27. Derfor er det som udgangspunkt ikke nødvendigt med en fortrolighedsaftale, hvis ikke virksomheden efterspørger det. Undersøg med virksomheden om dette er nok for din opgave.
2. Er det nok, skal du i forbindelse med aflevering af din opgave, tage stilling til om din opgave må udlånes. Du skal ved aflevering af opgaven via Digital Eksamen markere, hvis din opgave ikke må udlånes.
Benyt SDU standardfortrolighedsaftale, hvis virksomheder ikke mener tavshedspligt er nok
Hvis du skal indgå en NDA, og virksomheden accepterer at bruge SDU’s skabelon, kan du udfylde den digitalt her:
Når du klikker på linket, skal du logge ind via din SSO-login. Herefter udfylder du skabelonen med de relevante oplysninger, og systemet genererer automatisk en NDA. Denne NDA sendes automatisk til underskrift hos den angivne virksomhed, din institutleder og eventuelt medstuderende fra din gruppe. Når NDA'en er underskrevet, er den gyldig.
NDA'en skal kun udfyldes én gang. Hvis du arbejder i en gruppe, skal én af jer udfylde NDA'en og registrere hele gruppen som en del af aftalen.
Fordele ved at bruge SDU's NDA-skabelon
Ved at bruge SDU's NDA-skabelon, så er SDU part i aftalen. Det kan være en fordel, så der ikke opstår tvivl om, hvorvidt du som studerende må dele information med din vejleder og gå til eksamen. Din vejleder er nemlig som ansat ved SDU omfattet af NDA'en. Foreslå derfor altid virksomheden at bruge SDU's egen skabelon til samarbejdet.
Hvis virksomheden foretrækker at bruge deres egen skabelon, skal du udfylde og sende den til juristerne hos SDU RIO Legal Services gennem www.contracts.sdu.dk.
Vælger virksomheden at bruge deres egen skabelon, kan det betyde, at SDU ikke er part i aftalen, medmindre andet er angivet. Derfor bør du være ekstra opmærksom på følgende:
- Din vejleder skal kunne vejlede dig i dit projekt
Hvis der indgås en fortrolighedsaftale alene mellem dig som studerende og virksomheden, så vil det være et brud for denne fortrolighedsaftale, hvis du deler information med din vejleder fra SDU. Det er derfor vigtigt, at der i fortrolighedsaftalen tages højde for, at du har mulighed for at snakke med din vejleder undervejs i projektet uden problemer.
- Du skal kunne aflevere din opgave og gå til eksamen
Hvis der indgås en fortrolighedsaftale alene mellem dig som studerende og virksomheden, så vil det være et brud for denne fortrolighedsaftale, hvis du videregiver en opgave, som indeholder fortrolig information, som du har modtaget fra virksomheden.
Derfor er det vigtigt, at der i fortrolighedsaftalen tages højde for, at du stadig skal kunne aflevere din opgave til SDU, og at du må eksamineres i opgaven. Det er desuden vigtigt, at opgaven kan udleveres til censor; både ekstern og intern. Herudover skal SDU kunne udlevere opgaven til et eksamensklagenævn, hvis du er utilfreds med din opgaves vurdering ved eksamen.
Det står dig frit, hvad du aftaler med virksomheden, så længe du er opmærksom på stadig at have adgang til at færdiggøre dit fag. Det vil sige at aflevere din opgave og få denne bedømt samt modtage vejledning fra din vejleder.
Hvis du er i tvivl, så tag gerne fat i enten den fagansvarlige eller din nærmeste studievejleder.
SDU har allerede indgået standard NDA med en række virksomheder, som mange studerende tidligere har været glade for at samarbejde med om især bachelorprojekt og speciale. Disse virksomheder er Teradyne Robotics, LEGO, Danfoss, Velux, Foss, Koppers og Siemens Gamesa.
Hvis du har fået et samarbejde på plads med en af disse virksomheder, skal du altid kontakte SDU RIO. SDU RIO hjælper dig med at bruge den rigtige aftaleskabelon og sikrer, at alt bliver håndteret korrekt.
Kontakt SDU RIO Legal Services på www.contracts.sdu.dk.
Nogle virksomheder foretrækker at indgå en topartsaftale, altså en NDA kun mellem dig og virksomheden – uden SDU som part. Det betyder, at du desværre ikke kan få hjælp hos SDU RIO. Der er dog nogle vigtige ting, du bør være opmærksom på, hvis du bliver bedt om at indgå en sådan aftale.
- Mulighed for at dele fortrolig information med din vejleder
- Hvis SDU ikke er part i aftalen, kan det i princippet være et brud på kontrakt at dele fortrolig information med din vejleder - medmindre andet fremgår af aftalen. Derfor skal du være opmærksom på en klausul i din kontrakt, der giver dig mulighed for at dele fortrolig information med din vejleder.
- Mulighed for at gå til eksamen
- Hvis SDU ikke er part i aftalen, kan det i princippet være et brud på kontrakt, hvis du indsender en opgave til eksamen, som indeholder fortrolig information, som du har modtaget fra virksomheden. Derfor skal du være opmærksom på en klausul i din kontrakt, der giver dig mulighed for at dele fortrolig information med censor; både ekstern og intern. Herudover skal SDU kunne udlevere opgaven til et eksamensklagenævn, hvis du er utilfreds med din opgaves vurdering ved eksamen.
- Rettigheder til immateriel ret
- Hvis du under dit forløb hos virksomheden opfinder noget af økonomisk værdi – for eksempel datakoder, software mv. - kan virksomheden kræve, at de får rettighederne. Det er helt normalt ved indgåelsen af denne type aftaler. Du skal dog være opmærksom på, om du er indforstået med det. Hvis ikke, må du selv forhandle med virksomheden om eventuelle ændringer.
Opstår der problemer med topartsaftalen, og er du i tvivl om, hvordan du skal fortsætte, kan du kontakte en retshjælpsorganisation.