Når du skal skrive opgave

Hvis du selv indsamler personoplysninger, fx fra forsøgspersoner eller via et spørgeskema, til brug i en opgave/et speciale, er du ansvarlig for de indsamlede oplysninger.

Det betyder, at det er dit ansvar:

• At informere deltagerne og indhente samtykke fra de deltagende personer
• At opbevare de indsamlede data sikkerhedsmæssigt forsvarligt
• At slette eller anonymisere data samt slette samtykkeerklæringer, når projektet er afsluttet

Hvis du selv indsamler data om andre personer:

Så skal du have samtykke til at bruge og evt. videregive de informationer, som du får. Dette gælder, uanset om du skal optage video eller lyd, tage billeder, have besvarelser på et spørgeskema eller foretage interviews. Et samtykke er ”Enhver, frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede ved erklæring eller klar bekræftelse indvilliger i, at personoplysninger, der vedrører den pågældende, gøres til genstand for behandling.” (Databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 11)

Et samtykke kan gives både mundtligt, skriftligt og digitalt. Loven kræver, at du kan dokumentere, at du har indhentet samtykke, og hvad samtykket omfatter. Et mundtligt samtykke kan evt. dokumenteres ved brug af en lyd-fil. SDU anbefaler, at du indhenter skriftligt samtykke i det omfang, det kan lade sig gøre.  

Der er fire betingelser, der skal være opfyldt, før et samtykke er gyldigt:

• Samtykket skal være specifikt, så det er tilpasset konkret til opgaven og formålet.
• Det skal være frivilligt, således at der ikke er nogle ulemper forbundet med at sige nej. 
• Det skal være utvetydigt, så stiltiende/underforståede samtykker er ikke gyldige. 
• Det skal være informeret, så deltageren oplyses om, hvilke rettigheder vedkommende har.

 Du må ikke indsamle, behandle eller videregive personoplysninger, før samtykkeerklæringen, er indhentet.

Krav til information om hvad der gives samtykkes til

• Det skal klart fremgå af informationsmaterialet , hvem der gennemfører undersøgelsen, i hvilken sammenhæng resultaterne skal anvendes, og at der er tale om indsamling af data til en studieopgave.
• Universitetets eller instituttets logo må ikke anvendes, når du indsamler datamateriale, men da universi­tet og instituttet under alle omstændighe­der bliver forbundet med undersøgelsen, er det vigtigt, at du anvender et korrekt og pænt sprog ved skriftlige henvendelser. 
• Det skal tydeligt fremgå, hvad det er, man som deltager samtykker til
• Sørg  for, at informationen indeholder en præcis og retvisende beskrivelse af undersøgelsens formål.
• Det skal være klart for delta­gerne, hvilket eller hvilke overordnede spørgsmål undersøgel­sen skal belyse, så det er væsentligt, at der er en klar sammenhæng mellem denne beskrivelse og de spørgsmål, du stiller til deltageren. Informatio­nen bør derfor også indeholde en beskrivelse af, hvilke oplysninger du indsamler. 

Oplysningspligt

• Som en del af informationen er du forpligtet til at oplyse deltagerne om følgende jf. oplysningspligten i databeskyttelsesforordningen:
• Lovgrundlaget for dataindsamlingen
• Kontaktoplysninger på projektansvarlige
• Behandling af de indsamlede oplysninger (opbevaring, sletning)
• Rettigheder (Læs mere her)
• Hvor længe de indsamlede oplysninger opbevares
• Klagemulighed og kontaktoplysning til Datatilsynet 

Udlevering af information

• Hvis det ikke er muligt at fremsende information forud for din dataindsamling, kan informationsmaterialet gives i forbindelse med, at man fx interviewer nogle spontant på gaden.
• Informationen kan godt gives mundtligt i forbindelse med indhentning af samtykket, men der bør altid udleveres information på skrift, som deltageren kan finde frem, hvis vedkommende efterfølgende har spørgsmål til undersøgelsen.

Alle personer, der er 15 år eller ældre, kan afgive samtykke, hvis du vurderer, at personerne kan forstå information samt overskue konsekvenserne ved at give samtykke til behandling af persondata.

Unge i alderen 15-18 år må selv give samtykke

Hvis du beder om samtykke fra mindreårige i denne aldersgruppe, bør det overvejes om forældermyndighedsindehaver eller værgen til den unge skal informeres om, at du har bedt om samtykke fra den unge. Det gælder specielt ved indsamling af følsomme personoplysninger.

I nogle tilfælde kan det være relevant at indhente samtykke fra forældre eller værge til den unge, hvis det vurderes, at det kan være vanskeligt for den unge at overskue konsekvenserne af at give samtykke.

Børn under 15 år

Indsamler du data om børn under 15 år anbefales du som udgangspunt at indhente forældres eller værges samtykke til barnets deltagelse. Der kan dog være situationer, hvor det ikke er nødvendigt.

Drøft altid valg af samtykke og behovet for information til børn og forældre med din vejleder

Her kan du se et eksempel på hvordan en samtykkeerklæring kan udformes.

Hvis du vil vide mere, kan du læse mere om samtykkeerklæringer på Datatilsynets hjemmeside her

Husk når du opbevarer samtykkeerklæringer

• Samtykket skal opbevares sikkert og fortroligt lige som dine øvrige data.
• Samtykket skal opbevares så længe data behandles, dvs. til alle data er slettet eller anonymise­rede.

Opbevaringsmuligheder for dine data  

For sikker elektronisk opbevaring af dine indsamlede data kan du benytte OneDrive. Du har adgang til OneDrive via Office365 pakken, som du fik adgang til ifm., at du blev studerende på SDU. 

 Transskri­berede/indtastede/indscannede data og samtykkeerklæringer gemmes på OneDrive. Husk at opbevare både lydfiler, fotos, skrevet materiale mm. her. 

 Rådata i form af ”bånd”, lydfiler på optagedevice, papirspørgeskemaer og -samtykkeerklæringer destrueres (makuleres) herefter. 

Anvend altid systematisk navngivning af filer, så data om en person nemt kan genfindes.  

Du skal håndtere almindelige persondata på papir med skærpet opmærksomhed i det offentlige rum og opbevare dem i aflåste rum, når de ikke er i brug.   

Dine forpligtelser som dataansvarlig

Som dataansvarlig er det dit ansvar at sikre, at persondata opbevares forsvarligt både under indsamling og mens du bearbejder data, så uvedkommende ikke får adgang til data. 

Husk at slette personoplysninger, når du ikke længere har brug for dem. Personoplysninger indsamlet til en opgave skal slettes når din opgave er bedømt, og klagefristen er udløbet.  

Når du skal indsamle, opbevare og evt. overføre data, stiller SDU nogle muligheder til rådighed, som du kan benytte dig af for at data håndteres på en sikker og forsvarlig måde.

Hvis det er muligt, kan du vælge at lægge et ekstra sikkerhedslag på data ved at pseudonymisere eller anonymisere de indsamlede persondata.

Det er værd at huske at

• Følsomme og fortrolige persondata (papir såvel som elektronisk) ikke må håndteres på rejse eller i offentlige rum. 
• Data ikke bør overføres fra/til andre via mail, medmindre det sker via SDU-mail, der foregår via en sikker forbindelse.
• Data kan deles via OneDrive eller et andet af SDU godkendt opbevaringssystem.
• Data kan evt. også transporteres på et krypteret USB-stik. 

Som dataansvarlig er du forpligtet til at føre en oversigt over hvilke personoplysninger, du indsamler, og til hvilket formål de skal benyttes. Oversigten skal opbevares elektronisk og kunne fremvises ved forespørge fra fx Datatilsynet.

Indhold

• Uddannelse
• Navn på studerende 
• Navn på vejleder
• Titel på opgave
• Afleveringsdato
• Formål med behandling af oplysningerne
• Kategorier af personer (fx Unge i alderen 15-20 år på erhvervsfaglige uddannelser)
• Antal personer (pr. personkategori)
• Kategorier af personoplysninger (fx alder, køn, holdninger til uddannelse, eksamenskarakterer, etc.)
• Kategorier af modtagere af personoplysninger (fx vejleder, ekstern censor)
• Hvor data opbevares (under indsamling, under analyse)
• Tidspunkt for sletning af personoplysninger