Når du er tutor på SDU, vil du sandsynligvis komme til at behandle personoplysninger. Herunder finder du en række tips og tricks til, hvordan du gør det ansvarligt.
Al brug af personoplysninger defineres som ”behandling” – f.eks. indsamling, organisering, opbevaring, videregivelse eller sletning.
Personoplysninger defineres som oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere en fysisk person. Herunder de typer personoplysninger, der oftest vil være relevante at behandle i forbindelse med studiestart:
Almindelige personoplysninger
Navn, e-mail, adresseoplysninger, mobilnummer og betalingsoplysninger
Følsomme personoplysninger
Helbredsmæssige forhold, seksuelle forhold eller seksuel orientering, etnisk oprindelse og politisk eller religiøs overbevisning
Fortrolige personoplysninger
CPR-nummer
Du må gerne behandle alle typer oplysninger, så længe det er relevant for dit arbejde. Husk også at passe godt på alle typer oplysninger, men at fortrolige og følsomme personoplysninger, skal beskyttes i særlig grad. Tænk derfor særligt over ikke at printe en oversigt over allergier, efterlade din computer åben for andre eller husk kun at gemme mails i Outlook og ikke på dit skrivebord på din PC, når det vedrører fortrolige og følsomme oplysninger.
Husk følgende så er du godt på vej:
- Indsaml kun de persondata, der er strengt nødvendige for at løse dine opgaver. Det vil typisk være navn og kontaktinformationer.
- Brug BCC-feltet når du sender mails til flere modtagere, så dem der modtager mailen ikke kan se, hvem du ellers har sendt den til.
- Opbevar oplysningerne forsvarligt (f.eks. i din mail) og slet dem/mails, når du ikke længere har brug for dem (også i ’afsendt post’ og ’slettet post’). Modtager du en mail fra en privat e-mail, skal du besvare den til deres SDU-mail.
- Print kun hvis du har et strengt behov for det. Ved ikke at printe mindskes risikoen for at uvedkommende får adgang til oplysninger, de ikke skal have adgang til.
- Husk at din tavshedspligt også omfatter persondata. Oplysninger kan dog godt deles internt i styregruppen, så længe det er nødvendigt i jeres arbejde.