Fortrolighed

Formål

Studiemiljøundersøgelsens overordnede formål er at forbedre studiemiljøet på SDU. Undersøgelsen gennemføres for at måle tilfredsheden med studiemiljøet. Vi ønsker at bruge denne måling til at opnå bedre forståelse for studiemiljø og trivsel blandt studerende og afledt heraf at afgøre, hvor vi bedst kan forbedre forholdene og skabe et endnu bedre studiemiljø. 

Resultaterne fra undersøgelsen vil danne udgangspunkt for specifikke handlingsplaner, som igangsættes indenfor et år efter undersøgelsen, for at forbedre studiemiljøet, hvor det vurderes mest givende. Hertil vil der foretages nogle udvidede analyser af undersøgelsens resultater. Analyserne foretages af nøglepersoner (personer som har særlig adgang til data) på fakulteter og i fællesadministrationen, og data fra SMU vil herunder kunne sammenkøres med andre data med sigte på bedre forståelse af studerende og studiemiljø. Hvis der opstår efterspørgsel af data fra offentlige myndigheder, hvor SMU vurderes som eneste kilde, vil dette udleveres under henvisning til universitetsloven

Datahåndtering og adgangsforhold

Efter undersøgelsens afslutning vil de overordnede resultater blive offentliggjort og på baggrund af disse udarbejdes handlingsplaner for at forbedre studiemiljøet. Resultaterne vil kun blive vist i aggregeret form via statistiske fordelinger og kategoriserede (bearbejdede) fritekstfelter. Al offentliggjort data vil blive vist på et niveau med et vist minimumsantal, så den personlige besvarelse altid forbliver fortrolig. 

Der vil være nogle udpegede ansatte med arbejdsfunktioner, som får særlig adgang til data indenfor deres ansvarsområde. Nøglepersoner er udpegede ansatte med arbejdsfunktioner, som er tæt knyttet til det område, de får udleveret data om. Det forventes, at de med deres specialviden kan analysere den udleverede data i den rette kontekst, og dermed sikre den bedst mulige tolkning af undersøgelsens resultater, og afledt heraf, tilvejebringe handlingsplaner eller ny viden, som vil kunne forbedre studiemiljøet bedst muligt. Der differentieres i dataudleveringen, så det sikres, at ingen får udleveret mere data, end der er behov for. Nøglepersonerne, som skal arbejde med data for at forbedre studiemiljøet, vil være inddelt i en ud af tre kategorier. Den fjerde kategori er for alle ansatte og studerende på SDU (se tabel nederst på siden). Alle nøglepersoner har tavshedspligt, og har erklæret sig indforstået med, at al data behandles fortroligt.

Invitationen til undersøgelsen er personlig, og der er trukket visse baggrundsoplysninger i vores studieadministrative system STADS. Kun nøglepersoner i kategori 1 vil have den fulde adgang til disse. Nøglepersoner i kategori 2 vil ikke få udleveret baggrundsdata men alle besvarelserne indenfor deres område. Da disse nøglepersoner indbefatter studieledere og lignende, kan det ikke udelukkes, at de vil kunne genkende visse personers besvarelser via disse (særligt hvis der er få på uddannelsen). Nøglepersoner i kategori 3 vil indbefatte personer, som typisk arbejder i Fællesadministrationen og varetager arbejdsopgaver indenfor et bestemt tema (fx IT), hvor de vil få adgang til at læse alle fritekstfelter indenfor deres område. Alle, der arbejder med din besvarelse, har tavshedspligt, og må ikke videregive din personlige besvarelse. Du vil ikke blive kontaktet i forbindelse med din personlige besvarelse, da du selvfølgelig skal kunne svare helt frit uden opfølgning på dette. Din besvarelse behandles altså fortroligt, men der kan ikke garanteres anonymitet overfor nøglepersonerne. 

Kategorisering af dataadgang

 

 Kategori 1

Kategori 2

Kategori 3

Kategori 4

 Dataadgang

Rådata (besvarelser og baggrundsvariable) indenfor nøglepersoners ansvarsområde. Alle baggrundsvariable medfølger (også navne og CPR-numre vil indgå).  Fritekstfelter fordelt pr. uddannelse. Fuld adgang til en database, som viser alle lukkede svarfordelinger for alle uddannelser. Personoplysninger i baggrundsvariable fjernes (dvs. ingen navne, CPR-numre eller lignende er tilgængeligt).   Fritekstfelter - temaer. Udleveres efter forespørgsel. Rapport. Database, hvor mindst 5 besvarelser indgår på uddannelsesniveau. Visse personfølsomme spørgsmål vises ikke i databasen (fx typen af krænkende adfærd).

Personer / afdelinger med adgang

Personer som arbejder med analyser i henholdsvis Studieservices og Rektorsekretariatets analyseafdelinger. Fakulteterne har udpeget én til to nøglepersoner, som har fuld adgang til at arbejde med data til analyser indenfor eget fakultet. Studieledere, studiekoordinatorer eller lignende får adgang til fritekstfelter indenfor deres eget ansvarsområde/uddannelser. Hver uddannelse er henført til én nøgleperson. Databasen er tilgængelig for alle nøglepersoner i kategori 1 samt studieledere, studiekoordinatorer og lignende udvalgt i kategori 2. Personer i Fællesadministrationen med ansvarsområde indenfor pågældende tema. Fx får nøglepersoner indenfor IT-service adgang til at læse fritekstfelterne for IT; Plan & byg får mulighed for at læse svarende om fysiske forhold; Trivselsvejledningen for mulighed for at læse svarende omkring trivsel osv.   Alle ansatte og studerende på SDU.

Data bruges til

Analyser af SMU-data og samkøring med andre datakilder for bedre viden om de studerende og studiemiljøet på SDU. Analyser af SMU-data med specifikt sigte på handlingsplaner for uddannelser. Analyse af specifikke temaer på SDU med sigte på handlingsplaner indenfor disse tematikker.  Generel oplysning om de heltidsstuderendes studiemiljøvurdering på SDU. 

Særlige foranstaltninger

Besvarelserne med personfølsomme spørgsmål sendes særskilt til nøgleperson på hvert fakultet for at sikre lokal opfølgning. Besvarelserne med personfølsomme oplysninger sendes parallelt til én udpeget nøgleperson.    

Din personlige besvarelse vil ikke kunne overdrages til eksterne personer, og data vil blive slettet, når analyserne er færdiggjort. Dog er SDU underlagt Universitetslovens §8b, der fastlægger, at SDU skal udlevere oplysninger om de studerende, hvis en myndighed retter henvendelse til SDU. Vi kender ikke omfanget af henvendelser fra myndigheder, der måtte anmode om overordnede oplysninger om studerende, hvorfor vi ikke på forhånd kan forberede os på, eller redegøre for, forventede henvendelser. Al håndtering af dine data vil følge de Dataretslige Principper på SDU, som du kan læse mere om her

Hvis du har spørgsmål til formål og datahåndteringen, er du velkommen til at sende en mail til smu@sdu.dk for mere information.

 

 

 

Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre brugeroplevelsen. Læs mere om cookies

Acceptér cookies